“Även montörerna ska ge återkoppling på ledningen”

Publicerad 24 nov 2015, 16:07

De flesta organisationer behöver utveckla och effektivisera arbetet. Men det som inte blir sagt – för att det är jobbigt att säga – är ofta det som kan förbättra hela företaget. Nu finns en utbildning som gör det enklare att öka effektiviteten. 

Oavsett bransch och organisation, finns det ett behov av att ständigt utvärdera och effektivisera arbetet. Inte bara för att öka vinsten, utan också för att få mer tid över, minska stressen och öka arbetsglädjen. Till exempel visar forskning att vi blir oerhört stressade av onödiga uppgifter som vi inser att vi inte skulle behöva göra om saker organiserades annorlunda*. 

Men vem som ska ta tag i saken brukar det råda delade meningar om.

– Medarbetare tycker ofta att ledningen inte är ute i verksamheten tillräckligt mycket, medan ledningen anser att personalen inte är tillräckligt självgående, säger Jesper Englund, Chef företagsutveckling på EUU, Elbranschens utvecklings- och utbildningscenter.

Lösningen är mer och bättre kommunikation, förklarar Jesper Englund. Men inte genom en förslagslåda eller fikaraster. Utan genom systematiska möten där arbetet inom organisationen diskuteras. Hur det ska gå till i praktiken lärs ut på EUU:s kurs Effektiv Produktion, som lanserades i juni i år.

Kursen inleds med ett ’produktionsspel’ där deltagarna tar på sig olika roller och ska producera saker tillsammans. När en uppgift är klar utvärderas arbetet. Vad funkade bra, vad funkade mindre bra, och hur kan det bli bättre nästa gång?

– Deltagarna brukar snabbt inse att arbetet går lättare efter varje gång de gett varandra återkoppling. Tredje gången brukar det gå riktigt bra, säger Jesper Englund.

Sedan diskuteras vilka utmaningar som känns igen från verkligheten.

– Saker som inte funkar i spelet är ofta samma som inte funkar i den egna organisationen, förklarar Jesper Englund.

Nästa steg är att hålla möten på de egna företagen, där alla medarbetare samlas. Men det kan vara lättare sagt än gjort. Många tycker det är obehagligt att säga vad de tycker, speciellt när det gäller sådant som funkar mindre bra. Därför kan EUU vara med och stötta första mötena.

– Alla måste våga. Även montörerna ska ge återkoppling på ledningens arbete. Det är oerhört viktigt, säger Jesper Englund.

Genom regelbundna möten av det här slaget ska medarbetarna få en helhetssyn på sin roll i företaget, och bli bättre på att ge varandra återkoppling och lösa problem.

Inom elbranschen är vi fenomenala på att fixa problem på plats. Men kunskapen sprids inte alltid till övriga på företaget. Samma misstag görs om på andra ställen i företaget för att vi inte pratar med varandra under strukturerade former.
Jesper Englund


Jesper Englund betonar
även vikten av beröm:

– Ofta hör man att ”om det inte är dåligt så är det bra”. Men det är minst lika viktigt att ge konkret positiv feedback på utfört arbete.

*Källa: Aronsson, G., Bejerot, E., & Härenstam, A. (2012). Onödiga och oskäliga arbetsuppgifter bland läkare. Samband mellan illegitima arbetsuppgifter och stress kartlagt i enkätstudie. Läkartidningen, 48, 2216-2219.

FAKTA

Fem tips för effektivare produktion – Jesper Englund tipsar

Förankra hos medarbetarna
Om medarbetarna inte är med på tåget kommer förändringsarbetet förmodligen att misslyckas. Bäst är det att få med dem redan på planeringsstadiet, alltså innan ni ens bestämt att ni ska gå en kurs. Få alla att se fördelarna med ett effektivare arbetssätt, och hur det kan minska stressen och leda till mindre frustration.

Avsätt tid
Förändring kräver tid och energi, och därför blir motståndet extra stort under stress och press. Ledningen kan därför inte lägga förändringsarbetet ovanpå sin egen och medarbetarnas ordinarie arbetsbörda, utan måste planera och avsätta tid för utbildningar och möten. Ingen har egentligen tid. Men någon gång gäller det att bryta ekorrhjulet och ta sig tid för att skapa mer tid.

Systematiska och regelbundna möten 
Ett effektiviseringsarbete blir aldrig färdigt, utan handlar om att hela tiden förbättra sig. Därför krävs det systematiska och regelbundna möten för att diskutera hur produktionen kan bli effektivare. Det kan till exempel vara ett längre möte i veckan, eller ett kortare varje morgon, eller en kombination. Behoven varierar beroende på hur bra teamet känner varandra, och uppgiften som ska utföras. Men det betyder inte mötena ska ersätta akut problemlösning på plats. Både långsiktig och kortsiktig problemlösning behovs.

Utse en ansvarig
I början kan det vara bra om befintliga chefer håller i förbättringsmötena, men på sikt kan nästan vem som helst göra det. För det är inte speciellt svårt, utan mer en vanesak. Men det är viktigt att utse en person som är ansvarig, annars är det lätt hänt att förbättringsarbetet rinner ut i sanden och att mötena inte blir av efter ett tag.

Våga ge varandra återkoppling
System för uppföljning och utvärdering är ett stöd för verksamheten och ledningen. Men för att utmana befintliga system och ledarskap krävs det mod. Här är det viktigt att ledningen föregår med gott exempel och skapar ett klimat där medarbetarna diskuterar på ett öppet och konstruktivt sätt. Kritik ska inte avfärdas direkt, för det kan uppfattas som att du inte lyssnar. Alla förslag är inte bra förslag, men lita på den demokratiska processen och medarbetarnas kompetens – det lönar sig.